在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。

     位于市郊：

    對于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

     3. 會議類型與場所的搭配

     舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點）。

     研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。

     重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。

     對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場幾所在城市的交通必須便利。

    4．現(xiàn)場參觀注意事宜

    在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：

    報價方接受和同意會議名細(xì)表中各項事宜；

    報價房應(yīng)是后選名單中較好的一個；

    對報價方擬訂的合同條款基本接受。

     5．親臨現(xiàn)場實地考察

    對于親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察應(yīng)注意以下五點：

    會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；

    只要可能，一定要在對方建議的日期去進(jìn)行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產(chǎn)生直接費用；

    不要出于個人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；

    想一想是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；

     考慮另一家酒店作為“備選”。